KODEN för Aktiva Seniorer Skövde – så här jobbar vi

2020-02-04

Kapitel 1: KODEN för Aktiva Seniorer Skövde

Föreningen beslutar på föreningsstämma att arbeta efter KODEN, som är en verksamhetsbeskrivning och ett styrdokument.

Syfte

KODEN ska vara ett hjälpmedel för styrelsen och valberedningen. Syftet är att den ska bidra till en öppen och genomlyst förening, där varje medlem får insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. KODEN ska också bidra till att föreningen styrs på ett effektivt sätt.

KODEN kompletterar stadgar och andra regler genom att ge en norm för god föreningsstyrning.

Att tillämpa koden

KODEN tillämpas enligt principen ”följ eller förklara”. Reglerna är alltså inte tvingande. Koden kan frångås på enskilda punkter och styrelsen ska kunna redovisa på föreningsstämman hur man har gjort istället och förklara varför.

Ansvar

Föreningens styrelse ansvarar för att föreningen tillämpar KODEN. Styrelsen ansvarar också för att uppdatera KODEN.

Föreningens verksamhetsidé

Föreningen ska i enlighet med förbundets program och stadgar främja medlemmarnas kulturella och andra gemensamma intressen. Föreningens motto är ATT HA ROLIGT ÄR EN ALLVARLIG FRÅGA. Biet i vår logga symboliserar värdet av flit, bra organisation och sökande efter livets goda. Aktiva Seniorer arbetar för:

att skapa mötesplatser där avspända samtal vänner emellan lockar både till skratt och eftertanke
att man ska kunna fylla sin tid med upplevelser, glädje och vänskap genom att vi erbjuder föreläsningar, aktiviteter, studiecirklar, resor och studiebesök med spännande teman
att samla kunskap och erfarenhet samt att generöst dela med sig är en del av kulturen i vår förening, det innebär att föreningen ska bidra till att berika medlemmars dagliga liv genom att erbjuda intressanta, utvecklande och nöjesinriktade aktiviteter.

Betoningen ska vara på AKTIV. Det innebär bl.a.

att föreningen planerar för en hög grad av delaktighet från alla medlemmar
att så många som möjligt erbjuds uppdrag inom föreningen, därför ska bl.a. ansvarsuppdrag t.ex. inom styrelsen alltid omprövas efter 4 år
inom varje kommitté planeras för att så många som möjligt kan bidra till att göra verksamheten framgångsrik

I föreningen Aktiva Seniorer Skövde innebär det att varje medlem är beredd att – efter förmåga – bidra med sina kunskaper och erfarenheter för övriga medlemmars bästa. Allt arbete i föreningen ska vara ideellt, men ersättning för personliga utlägg kan utgå. Allt arbete i styrelse och kommittéer ska genomföras med medlemmarnas bästa för ögonen.

Medlemskap i föreningen

Vår generation är unik genom att vi är den första som har så breda kunskaper och erfarenheter genom tidigare yrkesliv. Ett medlemskap i föreningen innebär därför att man ska vara beredd att, efter förmåga, bidra och ta ansvar.

Föreningsstämma

Föreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman som beskrivs i föreningens stadgar.

Styrelsen

Styrelsen ska genom ett aktivt arbete skapa mervärde för medlemmarna. Styrelsen ska se till att den ekonomiska förvaltningen sköts på ett bra sätt. Styrelsen ska också se till att medlemmarna får regelbunden information. Styrelsen ska aktivt erbjuda former för medlemmarna att engagera sig i föreningen. Styrelsens ledamöter ska ge sitt uppdrag den tid och omsorg och skaffa sig den kunskap som behövs för att på bästa sätt tillvarata föreningens och medlemmarnas intressen. Styrelsen arbetar utifrån en skriftlig arbetsordning. Styrelsen kan delegera uppgifter till personer inom eller utom styrelsen men har ändå det yttersta ansvaret för föreningens organisation och förvaltning.

Valberedningen

Valberedningen väljs av föreningens årsmöte för ett år. Avgående styrelsemedlemmar är obligatoriska kandidater, om inte synnerliga skäl att avstå föreligger. Valberedningens uppgift är att bereda årsmötets beslut i val och kostnadsersättningsfrågor. Valberedningen ska redovisa sitt förslag för årsmötet och samtidigt redogöra för sitt arbete. Valberedningens ledamöter deltar inte i styrelsearbetet, men bör delta t.ex. för att inleda årets valarbete. Dagordning för styrelsemöten skickas till valberedningen. För att följa föreningens arbete erhåller valberedningens ledamöter löpande styrelsens protokoll.

Revisorerna

Revisorerna väljs av årsmötet på 1 år. Uppgiften är att granska föreningens årsredovisning, bokföring, förvaltning och interna kontroll för att säkerställa att de stämmer överens med lag, stadgar och föreningens-KODEN. Revisorerna ska skriva en revisionsberättelse som bifogas årsredovisningen och föredras på föreningsstämman. Revisorerna ska inte delta i styrelsearbetet, men kan delta när behov uppstår t.ex. vid genomgång av årsbokslut. Dagordning för styrelsemöten skickas till revisorerna. Revisorerna erhåller också löpande styrelseprotokollen.

Kapitel 2: Regler för styrning av Aktiva Seniorer Skövde

Föreningens verksamhet har sex grundpelare riktade till föreningens medlemmar:

Månadsmöten

Månadsmöten syftar till att erbjuda sammankomster med kultur och underhållning för alla. Vid dessa ges också föreningsinformation. Månadsmöten förekommer 8 ggr per år.

Aktiviteter

Aktiviteter kan t.ex. vara studiebesök på företag eller institutioner av olika slag eller fysiska och andra aktiviteter av olika slag.

Resor

En resa genomförs med buss eller tåg och kan vara över en eller flera dagar.

Reseverksamhet och resevillkor

Resekommittén har i uppdrag att arrangera och samordna resor för föreningens medlemmar och arbetar med lång framförhållning.

Eftersom vi är en ideell förening och anordnar alla resor utan något vinstintresse, måste alla resenärer vara medvetna om att i extrema fall – oväder, busshaveri eller liknande – kan det hända att resan blir inställd, eller inte kan fullföljas till alla delar. Det kan i dessa fall vara så att återbetalning av hela eller delar av resans kostnad inte kan genomföras, därför kan det vara på sin plats att se över sitt reseförsäkringsskydd. Oftast ingår någon form av reseförsäkring i din ordinarie hemförsäkring.

Anmälan om deltagande görs till utsedd reseledare och är bindande efter anmälningstidens utgång.

Avgiften för resan insätts på föreningens bankgiro 237 – 1888 senast angiven betalningsdag. Ange namn och aktuell resa.

Vid avanmälan efter anmälningstidens utgång, erbjuds först de som står på väntelista, att i turordning, delta i resan. Om ingen väntelista finns, kan den som avanmäler sig själv erbjuda platsen till någon annan. Ersättare betalar direkt till den som avanmält sig. Om ingen ersättare finns, återbetalas de kostnader som kan avbokas utan kostnad för föreningen, som t ex lunch, fika, ev. entré etc.

Vid resor när vi anlitar extern researrangör gäller dennes villkor.

Vid samåkning rekommenderas att alla i bilen delar på bilkostnaden.

Reservation för eventuella ändringar i programmet.

Studiecirklar

En studiecirkel/kurs genomförs vid flera studietillfällen och i samverkan med studieförbund.

Ekonomi

Aktiva Seniorer ska ha en ekonomi i balans. Föreningens huvudsakliga intäkter består av medlemsavgifter och kommunalt bidrag. Föreningen ska inte sträva efter att resor, studiecirklar eller aktiviteter ska ge vinst. Årets budget beslutas av föreningsstämman på förslag från styrelsen.

Information

Föreningens information ges huvudsakligen via hemsida och mail. Vid månadsmöten ges också löpande information.

Styrelsen

Styrelsens sammansättning

Styrelsen ska vara mångsidig vad gäller ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund och ska sträva efter en jämn könsfördelning.

Styrelsens ledamöter

Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden som styrelsen behandlar och begära, eller ta fram, den information som är nödvändig för att fatta beslut.

Styrelseledamot som inte kan anses som opartisk i ett visst ärende ska inte delta i behandling eller beslut i det ärendet.

Om styrelseledamot är förhindrad att delta, kan ersättare adjungeras.

Styrelsens uppgifter och arbetsformer.

Styrelsen ska arbeta strategiskt och långsiktigt med bland annat ekonomi och medlemsinflytande.

Styrelsens arbete

Styrelsen ska revidera och fastställa sin arbetsordning varje år. Den ska innehålla:

Styrelsens mål
Mötesplan efter årscykel
Arbetsfördelning (arbetsbeskrivningar) inom styrelsen
Firmateckning, attestbehörighet och delegationsordning
Medlemsinformation/-kommunikation
Rutin för årlig egenutvärdering
Styrelsens utbildningsbehov
Rutin för dokumentation och arkivering

Styrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits och om möjligt, skälen till de beslut som fattats. Protokollet ska finnas tillgängligt för styrelsens ledamöter, valberedning och revisorer så snart som möjligt efter styrelsemötet.

Styrelsen ska minst en gång per år träffa revisorerna och valberedningen.

Förslag till styrelsen

Förslag till styrelsen ska lämnas innan kallelse till aktuellt styrelsemöte skickas ut (kallelse till styrelsemöte skickas ut senast en vecka innan).

Upphandling

Vid upphandlingar och inköp ska hänsyn tas till pris, kvalitet och miljöpåverkan. Styrelsen ska fastställa vilka beloppsgränser och behörigheter som ska gälla vid upphandlingar och inköp. Vid upphandling begärs anbud in från minst tre leverantörer. Vid upphandlingar ska ett för ändamålet anpassat förfrågningsunderlag upprättas.

Inköp över 1.000 kr

Alla inköp över 1.000 kr ska godkännas av ordförande eller kassör i samråd med kommittéansvarig.

Marknadsföring av företag

Föreningen skall inte aktivt marknadsföra affärsdrivande företag.

Ersättning till styrelsemedlemmar

Styrelsemedlem får kostnadsersättning för t.ex. telefon, parkering vid möten. Belopp föreslås av valberedning och ska fastställas av föreningsstämman.

Ersättningsprinciper och nivåer

Aktiva seniorers arbete bygger på

ideella insatser
att varje aktivitet skall finansiera sig själv
ingen aktivitet skall gå med vinst
inga arvoden utgår, endast kostnadsersättningar

Följande gäller

Styrelsens medlemmar erhåller kostnadsersättning per år (se Ersättning till styrelsemedlemmar) och fritt deltagande i månadsmöten
Revisorer och valberedning har ingen ersättning, men fritt deltagande i månadsmöten
Ansvariga för aktiviteter arbetar ideellt. Undantag kan vara mer omfattande aktiviteter/ansvar över mer än en dag eller där flera aktiviteter ingår i samma evenemang och som därmed kräver aktiva och ständiga ledarinsatser. Beslut tas i varje enskilt fall av styrelsen. Därvid gäller följande: varje aktivitet skall finansiera sig själv genom att ledarens kostnader fördelas på de övriga deltagarna.

Ordförande

Ordförande har en särställning inom styrelsen, med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat, bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter.

Ordföranden leder föreningens verksamhet, häri ingår bland annat:

ansvara för att leda styrelsearbetet och säkerställa att styrelsen har kontroll över organisationens verksamhet och fullföljer sina förpliktelser gentemot medlemmarna
planera för föreningens framtida verksamhet
utarbeta och distribuera agenda för styrelsemöten samt leda dessa möten
leda månadsmöten
utarbeta i samverkan med styrelsen verksamhetsberättelse inför föreningsstämma
ansvara för genomförandet av föreningsstämma
se till att styrelsen godkänner alla föreningens programutbud
representera föreningen gentemot riksförbund, region och enskilda föreningar
teckna föreningen vad avser riktlinjer för samarbete mellan Medborgarskolan och riksförbund
ansvarig utgivare för föreningens hemsida
teckna föreningen
se till att de uppdrag som beslutas eller överenskommes på styrelsemötena genomförs

Vice ordförande

Ska hålla sig väl informerad om föreningen och förbundets verksamhet och ersätta ordföranden om så krävs.

Kassör

Ansvara för:

att föreningens bokföring samt upprätta och redovisa för styrelsen ekonomiskt utfall, beräknat utfall och budget
att genomföra bokslut och sammanställa årsredovisning inför föreningsstämma
att initiera revisionsgenomgång med revisorerna och bevaka att revisionsberättelse upprättas
att upprätta budget för kommande år
att registrera medlemmarnas årsavgifter
att vid månadsmötena ansvara för kassa, redovisning och registrering av eventuellt nya medlemmar
att teckna föreningen i ekonomiska ärenden
att eventuellt upprätta ansökan om verksamhetsbidrag
inventarielistan

Sekreterare

Ansvara för:

att skriva protokoll vid styrelsemöten och distribuera dessa till styrelsemedlemmarna
upprättande och uppdatering av medlemsregister, medlemsregistret ska skickas till föreningens funktionärer två gånger per år och vid större förändringar
att kalla till föreningsstämma och upprätta föredragningslista
att skriva verksamhetsberättelse inför föreningsstämma i samverkan med styrelsen
att vara behjälplig vid upprättande och distribution av protokoll från föreningsstämma
föreningens arkiv
övergripande föreningsinformation till medlemmarna avseende
- samråd med webmaster angående web sidans utformning och innehåll
- framtagning och distribution av verksamhetsinformation (s.k. utskick)
- meddela adressändringar och andra ändringar inom styrelsen till externa kontaktorgan

IT-ansvarig

Ansvara för:

uppdatering av hemsidan på uppdrag av respektive kommitté, respektive kommitté är ansvarig för innehållet på hemsidan.
kontakter med riksförbund i web frågor
framtagning och uppdatering av mallar som ska användas för alla dokument och hemsidan
utvärdering, inköp och installation av dator (PC’s) och annan utrustning (skrivare m.m.) för föreningen, efter styrelsebeslut
att praktiskt stödja övriga styrelsemedlemmar i IT-frågor

Ansvarig Cirklar

Ansvara för:

att ta fram rutinbeskrivning för cirkelverksamheten
planering av cirkelverksamheten och föredra planerad verksamhet för beslut i styrelsen
att övervaka och övergripande leda cirkelverksamheten
- bevaka anmälningar och deltagarlistor
- göra upp schema i tid och rum
- boka lokaler
att instruera och informera cirkelledare
att göra upp cirkelprogram per termin som motsvarar medlemmarnas önskemål och tillgängliga resurser (cirkelledare, lokaler etc.)
att ta initiativ till nya cirklar och leta upp möjliga cirkelledare
att informationen på hemsidan inom cirkelverksamheten är korrekt

Ansvarig Aktiviteter

Ansvara för:

att ta fram rutinbeskrivning för verksamheten inom aktiviteter
planering av verksamheten för aktiviteter och föredra planerad verksamhet för beslut i styrelsen
att göra upp aktivitetsprogram per termin som motsvarar medlemmarnas önskemål och tillgängliga resurser
att ta initiativ till nya aktiviteter
att övervaka och övergripande leda aktivitetsverksamheten
- bevaka anmälningar och deltagarlistor
- göra upp schema i tid och rum
- referera i lokaltidning och på hemsida
att informationen på hemsidan inom aktivitetsverksamheten är korrekt
att instruera och informera kommittémedlemmar

Ansvarig Resor

Ansvara för:

att ta fram rutinbeskrivning för reseverksamheten
planering av reseverksamheten och föredra planerad verksamhet för beslut i styrelsen
genomförandet (planering, upphandling och reseledning) av föreningens resor. Då så är lämpligt kan enstaka resor delegeras till annan föreningsmedlem
att bedöma om förbundets eller andra föreningars resor ska annonseras inom vår egen förening
att skriva resereferat på hemsida och i lokaltidning alternativt delegera detta till annan resedeltagare
att informationen på hemsidan inom reseverksamheten är korrekt
att instruera och informera kommittémedlemmar

Ansvarig Månadsmöten

Ansvara för:

att ta fram rutinbeskrivning för verksamheten månadsmöten
att föreslå programinnehåll i månadsmöten för beslut i styrelsen
att svara för följande aktiviteter vid månadsmötena
- lokal
- program (föredrag, underhållning etc.)
- annonsering av mötet i lokaltidning
- arrangemang i övrigt
- referat i lokaltidning och på hemsida
att informationen på hemsidan för månadsmöten är korrekt

Övrig ledamot i styrelsen

I styrelsen ingår en ledamot utan specificerat uppdrag. Denna ledamot ska följa och delta aktivt i styrelsens arbete och ska kunna ersätta ordinarie ledamots funktion om så behövs.

Avgift och inträde

Samtliga styrelsemedlemmar betalar medlemsavgift. Styrelsen, valberedning, revisorer och månadsmöteskommittén betalar inte inträde på månadsmöten.